Il fondo è stato donato dalla figlia Mila Malvestiti all'Istituto Luigi Sturzo, presso la cui sede è conservato. Tramite accordo fra lo stesso istituto e gli HAEU, tra il, 2012 ed il 2013, questi ultimi hanno provveduto al loro trattamento ed al loro ordinamento fisico e intellettuale, producendo un inventario.
Lo stato del fondo archivistico afferente a Piero Malvestiti al momento della prima ricognizione sugli scaffali era buono.
Sono state individuate due serie portanti, la prima che cronologicamente prendeva riferimento da documenti familiari fino alla morte della moglie di Piero, Carla Garzonio Malvestiti, e la seconda pressoché interamente documentaria.
Nella prima e principale serie vi erano due numerazioni, quella afferente a vari classificatore ad anelli e la seconda autonoma e progressiva di fascicoli con cartelline archivistiche. Tali fascicoli erano inserite nei classificatori e, come accennate, la numerazione di essi s’arrestava con la morte di Carla.
E’ stata rilevata inoltre una descrizione del contenuto con delle parole chiavi o frasi estremamente concise. La numerazione data ai classificatori con anelli proseguiva anche per altri contenitori.
Nel campo specifico Old Record Code (più comunemente nel linguaggio tecnico precedente numero di corda) si è conservato un riferimento riguardante alla prima serie portante quand’essa era in collegamento con la numerazione subordinata (classificatore xx, busta/e xx-xx).
I concisi identificatori descrittivi sono stati riportati sulle cartelline, ma non nella descrizione : l’indicizzazione di tutti i termini descrittivi permette un reperimento dei pezzi agevole. La tendenza di base è stata quella di identificare l’unità archivistica con il classificatore, ma tale filosofia è stata talvolta variata onde permettere una descrizione più approfondita e consentire una occupazione congrua dei campi descrittivi.
Il fondo è stato diviso secondo una dimensione di livello paritaria, organizzando il materiale in serie e occasionali sotto-serie.
Le due serie portanti sono confluite dunque nell’unico fondo.
Se la filosofia generale dell’ordinamento ha rispettato il canone fondamentale della corrispondenza del fondo con la carriera del suo protagonista, un approccio particolare è stato riservato alla cospicua serie di corrispondenza, che già i detentori del fondo avevano ordinato a parte e con suddivisioni specifiche. Laddove dunque la corrispondenza era espressamente collegata a periodi di responsabilità, come nei casi delle permanenze di Malvestiti alla CEE ed alla CECA, essa è stata inserita nelle serie relative, mentre il principale corpo epistolario, è stato considerato come costituente una serie a se stante.
La seconda serie originali, largamente confluita nella serie definitiva dei ‘Fascicoli tematici’ è stata descritta pezzo a pezzo, secondo un elementare metodo biblioteconomico, trattandosi di una letteratura grigia di notevole valore documentario.
Nella maggioranza delle serie stilate, fra date teoriche delle serie, cioè aderenza ai vari periodi storici della carriera di Malvestiti, e loro effettiva datazione pratica non c’è corrispondenza. Si è seguito infatti il sistema classico del ‘suivi des affaires’, lasciando dei pezzi la cui datazione era altra da quella teorica, rispettando così la volontà degli ultimi detentori del fondo che così avevano lasciato i pezzi.
Secondo il ‘respect de fonds’ si è cercato di limitare al massimo gli spostamenti cogenti, dando giustificazione nel campo delle note/osservazioni delle disparità temporali, ma talvolta spostando singoli pezzi (e segnalando la cosa nello stesso campo) nel supremo interesse della coerenza del fondo e l’utilità alla sua fruizione ed alla reperibilità organica dei pezzi stessi rispetto alla loro creazione documentaria. Questo processo, riguardante comunque una quindicina di pezzi per tutto il fondo, è sembrato essere a pieno titolo un modo di attuare il ‘respect de fonds’. Talvolta i pezzi erano proprio spostati, non ordinati cronologicamente, e, in pochi casi, ma v’erano, collocati in modo erroneo.